Qu’est-ce que la Facilitation Graphique ? Et Conseils !

1 Mar 2023 | 04 - Facilitation Agile

siA l’instar des abeilles qui communiquent différemment, la facilitation graphique est une façon élégante de communiquer simplement et différemment dans des contextes tels que les réunions, les ateliers de créativité, les conférences, les formations, les rétrospectives et autres sessions de brainstorming.

Quesako ?

La « facilitation graphique » se définit comme des techniques visuelles qui consistent à utiliser des dessins, des schémas, des « cartes mentales » et des icônes pour faciliter la communication, la compréhension et la réflexion. La FGCP, qui la Communauté de Praticiens en Facilitation Graphique, propose une définition assez élégante et métaphorique de la facilitation graphique, elle se définit par la « visualisation au service des interactions ».

D’un point de vue technique, elle repose sur plusieurs éléments clés, notamment :

Le choix de symboles et d’icônes visuels : la facilitation graphique utilise des symboles et des icônes qui ont une signification claire et facile à comprendre pour le public. Cela peut inclure des flèches pour indiquer les directions, des signes de croix pour marquer les erreurs, des visages souriants ou tristes pour représenter des émotions, etc…
La mise en page et la structure de la page : la facilitation graphique implique de créer une mise en page visuelle qui aide les participants à suivre le flux de la discussion et à comprendre les relations entre les différentes idées. Cela peut inclure l’utilisation de flèches pour indiquer les liens, de couleurs pour différencier les concepts ou de taille pour hiérarchiser les informations.
Les techniques de dessin : la facilitation graphique utilise des techniques de dessin simples, mais efficaces, qui peuvent être facilement apprises et appliquées. Cela peut inclure l’utilisation de formes géométriques simples, de dessins linéaires, de représentations schématiques, etc…

Avec le temps, ces principales composantes se sont affinées et ont fait apparaître de véritables disciplines telles que :

La « prise de notes visuelles en direct » ou « sketchnote » est une technique de facilitation graphique qui consiste à prendre des notes sous forme de dessins et de schémas pour capturer les idées clés lors d’une présentation ou d’une réunion.
Le « visual mapping » est une autre technique de facilitation graphique qui consiste à créer des cartes visuelles pour représenter des informations complexes ou des idées. Ces cartes peuvent être utilisées pour organiser des pensées, pour décomposer des concepts en sous-parties ou pour créer une vue d’ensemble d’un sujet.
Le « storytelling » est également une technique de facilitation graphique qui utilise des dessins et des schémas pour raconter des histoires visuelles. Cette méthode est souvent utilisée pour présenter des idées ou des concepts de manière engageante et mémorable.
Les « canevas visuels » sont des modèles de facilitation graphique pré-conçus qui peuvent être utilisés pour organiser des idées ou des concepts de manière visuelle. Ces canevas peuvent inclure des diagrammes, des tableaux, des graphiques, etc.

Que disent les Scientifiques sur la Facilitation Graphique ?

Plusieurs études scientifiques ont examiné les effets de la facilitation graphique sur la communication et la compréhension. L’utilisation de la facilitation graphique pendant une réunion d’équipe augmente ainsi la qualité de la discussion et améliore la rétention d’information [W2010]. Et la facilitation graphique était un outil efficace pour aider les participants à clarifier et à synthétiser les idées dans les contextes de réunions et de présentations [S2014].

Les 6 conseils pour Facilitateur Graphique débutant

Si la facilitation graphique est une technique qui améliore la qualité de la discussion et la rétention des informations dans les contextes de réunions, de présentations et de formations, faut-il encore pouvoir arriver à maintenir une attention constante durant toute une réunion. Voici nos quelques conseils pour les facilitateurs graphiques débutants qui sont sans prétention mais que nous avons constaté et souvent discuté chez AgilBee. Voici six points importants à retenir pour faire une facilitation graphique efficace :

Préparez-vous : Avant de commencer, assurez-vous que vous avez bien compris l’objectif de la réunion et les attentes des participants. Prévoyez également le matériel nécessaire, comme des marqueurs de différentes couleurs, des feuilles de papier et des affiches. Chez AgilBee, nous avons opté pour des marqueurs de qualité que nous utilisons aussi bien dans nos facilitations que dans nos formations. Il s’agit de la marque Neuland, on vous les recommande.
Écoutez : Pendant la réunion, écoutez attentivement les idées des participants et prenez des notes en conséquence. Cela vous permettra de créer une image qui reflète fidèlement les idées discutées. La difficulté est de rester attentif et déposer votre mémoire en même temps sur le papier. Cela demande un peu d’expérience. C’est la partie la plus difficile de la facilitation graphique. Lire en dessous la partie « Votre Pire Ennemi en tant que Facilitateur Graphique ».
Simplifiez : En tant que facilitateur graphique, votre objectif est de rendre les idées et les concepts plus compréhensibles pour les participants. Pour ce faire, utilisez des images simples et des icônes facilement reconnaissables pour représenter les idées clés. Évitez ainsi les dessins trop complexes ou trop détaillés, qui peuvent distraire les participants et nuire à la clarté de votre message.
Soyez créatif : Utilisez votre créativité pour rendre vos dessins plus attrayants et amusants. Les participants seront plus engagés si vous utilisez des couleurs vives, des dessins humoristiques et des métaphores visuelles pour transmettre vos idées.
Résumez : Utilisez vos dessins pour résumer les points clés de la discussion. Cela permettra aux participants de mieux comprendre les conclusions de la réunion.
Restez flexible : Soyez prêt à modifier votre image en cours de route si les idées évoluent au cours de la réunion. La facilitation graphique est un processus dynamique et flexible, et il est important de s’adapter aux besoins des participants.

Votre Pire ennemi en tant que Facilitateur Graphique

Le bruit cognitif est un phénomène courant en facilitation graphique, qui peut être dû à la surcharge cognitive de devoir écouter, comprendre et en même temps écrire et dessiner des idées. Cette surcharge peut entraîner une perte d’attention et de mémorisation, ce qui peut perturber certains participants.

La surcharge cognitive peut être liée à la théorie du traitement de l’information, qui suggère que le cerveau humain a une capacité limitée à traiter et à stocker l’information. Lorsque la capacité est dépassée, cela peut entraîner une perte d’attention et de mémorisation.

En ce qui concerne la facilitation graphique, il est important de réduire le bruit cognitif en utilisant des dessins simples et clairs, en évitant les détails inutiles et en assurant que chaque dessin est accompagné d’une explication verbale claire. Il est également important d’encourager les participants à poser des questions ou à demander des clarifications si quelque chose n’est pas clair.

Des recherches ont montré que l’utilisation de la facilitation graphique peut réduire le bruit cognitif en aidant les participants à comprendre et à mémoriser les idées plus facilement. Une étude de 2018 publiée dans la revue « Journal of Educational Psychology » a montré que les étudiants qui ont bénéficié d’une facilitation graphique ont obtenu de meilleurs résultats dans les tests de compréhension des sujets abordés que ceux qui n’ont pas bénéficié de la facilitation graphique [G2018].

Ainsi, pour réduire le bruit cognitif en facilitation graphique, il est important de se concentrer sur des dessins simples et clairs, d’accompagner chaque dessin d’une explication verbale claire, d’encourager les participants à poser des questions et de suivre les bonnes pratiques de facilitation graphique.

Voici les Références de l’article, nous vous laissons d’autres références qui appuient ce qui est écrit (Bonne lecture !) :

[W2010] Waller, M. J., & Conte, J. M. (2010). The use of graphic organizers to enhance thinking skills in the learning of economics. Journal of Economic Education, 41(3), 313-323.
[S2014] Schar, M., & Jansen, K. (2014). Drawing ideas: Using visual representations to facilitate organizational change. Journal of Business and Technical Communication, 28(1), 3-37.
[G2018] Glynn, S. M., Taasoobshirazi, G., & Brickman, P. (2018). Facilitation of complex systems learning through the use of graphical representations in classroom curricula. Journal of Educational Psychology, 110(2), 172-188.
[G2010] Gray, D., Brown, S., & Macanufo, J. (2010). Gamestorming: a playbook for innovators, rulebreakers, and changemakers. O’Reilly Media, Inc.
[B2010] Bresciani, S., & Eppler, M. J. (2010). Facilitated visualisation in teams: unleashing cognitive diversity and group creativity. Journal of Knowledge Management, 14(4), 479-490.
[C2015] Cai, S., & Zhu, W. (2015). The impact of social media on the facilitation of tacit knowledge sharing in organizations. Journal of Knowledge Management, 19(2), 243-256.
[K2015] Koepke, L., & Hutzler, M. (2015). The effect of graphic facilitation on team creativity: An experimental study. Creativity and Innovation Management, 24(3), 361-372.
[K2016] Kohn, N. W., & Smith, S. M. (2016). Facilitation of team decision-making by graphical representation of arguments. International Journal of Human-Computer Studies, 95, 1-14.
[M2010] Mullet, E., & Sano, D. (2010). Designing visual interfaces: Communication oriented techniques. CRC Press.
[S2019] Sakaguchi, H., & Fukuzawa, N. (2019). Effectiveness of visual facilitation: A systematic review and meta-analysis. Journal of Visual Languages & Computing, 54, 100546.

Pour approfondir ce sujet, voici notre Formation Facilitation Graphique

Coaching Individuel et E-Coaching

23 Jan 2022 | 03 - Coaching Agile

Parce qu’un Coaching d’Entreprise et d’Equipe ne peut fonctionner sans s’intéresser à l’individu et ses besoins, le Coaching Individuel est la facette différenciatrice d’AgilBee dés l’origine de sa création.

QU’EST-CE QUE LE COACHING ?

Le coaching individuel est un accompagnement sur la durée et dans l’action. Il a pour but essentiel d’amener le coaché à clarifier et améliorer sa situation personnelle, professionnelle ou interpersonnelle. Notre particularité chez Agilbee est de se focaliser sur vos forces plutôt que de travailler vos faiblesses. Vous comprendrez ainsi, en avançant, comment faire face aux situations qui vous dépassent et comment mettre les conditions de réussite de votre côté.

COMMENT CELA S’ORGANISE ?

Un premier rendez-vous gratuit et sans engagement entre le coach et la personne est organisé, dans la mesure du possible en présentiel. Cet entretien permet de faire connaissance, vous présenter plus en détail notre approche du coaching, clarifier votre problématique, préciser votre objectif et cadrer un accompagnement sur mesure.

Ensuite, les séances de 1h à 1h30 pourront se faire en présentiel ou en distanciel, selon les possibilités du coach et du coaché, et le contexte sanitaire. A distance, nous parlons alors de E-Coaching. Cela permet dans toute situation d’interagir rapidement lorsque la personne en a besoin. Et surtout, cela permet au coaché d’être suivi par le même coach expérimenté, quelle que soit sa ville en France, Suisse, Luxembourg, Pacifique, Afrique ou ailleurs dans le monde.

Selon les situations, la durée d’un coaching individuel varie de 1 à 6 mois et comporte de 4 à 12 séances. Le cycle peut être interrompu à tout moment.

QUEL TYPE DE COACHING ?

Voici quelques points que nous sommes amenés à travailler avec nos coachés et qui pourraient correspondre à un de vos besoins (La liste n’est pas exhaustive) :

Recréer une connexion entre un Manager et une Equipe
Se (re)mettre dans l’action
Gérer sa posture au sein de l’équipe
Réaliser une Orientation professionnelle
Apprendre à exprimer ses talents
Apprendre à évacuer le stress
Savoir gérer ses émotions
Gérer sa Colère
Apprendre le lâcher-prise
Vivre en accord avec ses valeurs
Mieux se refocaliser sur l’essentiel et dans son travail
Apprendre à faire des choix
Faire un choix d’orientation de carrière
Nettoyer des empreintes émotionnelles
Savoir recadrer un collaborateur avec méthode et sans froisser

Plus généralement, le coaching individuel est adapté dans l’une de ces 3 situations types :

Transition : changement professionnel (ex. télétravail, prise de poste, mobilité, reconversion, recherche d’emploi, entreprenariat…), pour choisir avec discernement, oser faire le pas et faciliter l’adaptation
Crise : impression de foncer droit dans le mur, d’être dans une impasse ou de tourner en rond (ex. indécision, conflit, burn out, licenciement…) et qu’il est urgent de trouver une issue de secours ou un nouvel équilibre
Performance : pour se booster, se dépasser ou rester au top dans ce que l’on fait

POURQUOI FAIRE APPEL À AGILBEE ?

En plus de leurs compétences classiques de coach professionnel, les coachs Agilbee sont spécialisés dans l’agilité. Ce qui signifie qu’ils sont d’autant plus à même de vous guider pour trouver vos solutions dans ce monde complexe qui bouge de plus en plus vite. En effet, à l’instar d’une transformation agile collective, un coaching individuel se caractérise par une approche empirique pas à pas, basée sur l’expérimentation, l’apprentissage et l’adaptation. De plus, la palette d’outils innovants Agilbee, comme ActionTypes et la gestion des empreintes émotionnelles, vous permet d’envisager de nombreuses possibilités.

SUIS-JE PRÊT ?

Pour être coaché, vous devez être prêt : Prêt dans votre tête, Prêt à faire le premier pas, Prêt à faire confiance à celui qui vous accompagnera.

SECRET PROFESSIONNEL

Quel que soit le contexte, y compris au sein d’une entreprise qui nous rémunère pour un coaching prescrit, nos contrats possèdent une clause de secret professionnel entre le Coach et le Coaché qui vous protège et nous interdit de communiquer des informations sur ce qu’il se passe entre nous.

COMMENT EST NÉ LE COACHING INDIVIDUEL CHEZ AGILBEE ?

Depuis qu’Agilbee accompagne les entreprises dans leur transformation, nous avons constaté que l’un des points clefs de la réussite, reste le manager et son appropriation de l’action de transformation. Cependant, lancer un accompagnement avec une personne qui est émotionnellement impactée par la situation, induit un ralentissement de l’action pouvant aller jusqu’au statu quo. C’est pourquoi nous estimons nécessaire d’agir sur le plan individuel. Agilbee utilise ainsi plusieurs outils modernes pour aider les personnes à nettoyer leurs empreintes émotionnelles et leur permettre d’endosser leur nouveau rôle avec plus de Leadership, de confiance et de sérénité. Il s’ensuit généralement un plan d’action pour reprendre le contrôle..

TARIFS PARTICULIER

Prix : 108 € TTC (90 € HT) pour 1h – 162 € TTC (135 € HT) pour 1h30 – 1ère séance d’e-coaching d’1 heure offerte

TARIFS ENTREPRISE

Sur devis

FAQ

Est-ce que je peux recourir au Coaching et E-Coaching pour obtenir une aide sur la mise en place de l’Agile ?
Oui. Cette demande s’appelle de la Supervision et nous l’incorporons dans cette formule. Notre action passe par un mentoring puis par une phase de coaching.

De combien de temps sont espacés chaque séance ?
L’espacement entre 2 séances varient en fonction du calendrier établi entre le coaché et son coach. Il est important de respecter le rythme du coaché en lui laissant le temps de réaliser avant la séance suivante, la ou les actions qu’il a posées à la séance précédente. Au début, elles sont très rapprochées (1 à 2 semaines) ; et avec le temps, nous commençons à reprendre un peu de distance, ceci afin d’amener progressivement le coaché à l’autonomie.

Quelle différence y a-t-il entre un coach agile et un psychologue ?
Nous intervenons parfois, en parallèle de professionnels tels que les psychologues. Un psychologue soigne des maux profonds trouvant leurs sources dans le passé ; un coach se focalise sur le présent, aide à libérer le potentiel du coaché et fait émerger un plan d’action concret. Nous ne sommes pas en concurrence mais en complémentarité. Si le coach estime que la problématique de la personne est plutôt du ressort d’un psychologue, il a pour devoir de le lui conseiller. Parfois, la personne souhaite avancer sur certains sujets avec un coach et sur d’autres avec un psychologue. La règle est de ne pas traiter un même sujet à deux endroits différents.

Comment cela se passe dans le cas d’un coaching prescrit par un commanditaire ?
Ceci est très fréquent en entreprise, lorsqu’un manager ou un DRH estime que l’un de ses collaborateurs a besoin de régler un problème. Dans ce cas, avant de démarrer le coaching proprement dit, nous organisons deux étapes préalables. Une première rencontre entre le coach et le prescripteur permettra de clarifier la problématique et d’identifier un objectif réaliste et mesurable. Ensuite, une rencontre tripartite est organisée entre le coach, le prescripteur et son collaborateur. Lors de celle-ci, le coach pose le cadre, le manager formule sa demande et le collaborateur négocie ce qui lui paraît acceptable. S’il y a accord entre les parties, le cycle de séances entre le coach et le bénéficiaire pourra commencer. Comme dit précédemment, ce qui se dit entre le coach et le coaché restera secret et ne pourra être divulgué sans l’accord du coaché. Des points tripartites intermédiaires pourront être organisés si nécessaire.

AgilBee – Les secrets de l’agilité – Réussite à la Française – Capital – Mai 2021

30 Mai 2021 | 01 - AgilBee

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Pour faire face aux agressions extérieures permanentes, qu’il s’agisse d’une crise financière, économique, sociale ou sanitaire, les entreprises sont dans l’obligation de se réinventer, de se renouveler continuellement. Elles doivent pouvoir retrouver le chemin du succès si elles adoptent un comportement agile. L’agilité, c’est le cœur de métier d’Agilbee depuis 2005, précurseur dans ce domaine, qui replace la culture d’entreprise au centre et enseigne la résilience. Interview avec Patrice Petit, le fondateur.

Pourquoi l’agilité est-elle essentielle en entreprise ?

Le monde dans lequel nous vivons est mouvant et complexe. Il génère de la complexité dans les entreprises qui ont de plus en plus de difficultés à s’adapter et à innover. Une multinationale peut connaître des problématiques vis-à-vis du management de produit ou de l’innovation. Certaines autres entreprises doivent également répondre à un besoin d’instantanéité de leurs clients, comme les notaires, les services comptables et les ressources humaines par exemple. L’engagement de leurs employés dans l’action est primordial.

Avec Agilbee, nous les aidons à mieux aligner leurs équipes tactiques avec la stratégie, ou encore à innover. Depuis plus de 15 ans, Agilbee répond aux questions que tout le monde se pose : Comment mettre toute l’entreprise en mouvement quand tout le monde cherche à se désengager de tout ? Comment réussir individuellement et collectivement dans un contexte fortement changeant et où les clients ont un besoin d’instantanéité ? Pour cela, il faut revoir notre façon de s’organiser en équipe, notre manière de communiquer, notre leadership, notre manière même d’innover. Il s’agit de consolider notre approche avec ce qui fait la force des entreprises : l’équipe.

Comment se caractérise l’agilité d’une entreprise ?

L’agilité se caractérise d’abord par la coordination des équipes en alignement avec la stratégie de l’entreprise. Egalement par la mise en place de réflexes amplifiés pour faire face à toutes les situations. L’agilité c’est aussi apporter de l’équilibre dans l’entreprise : penser aux besoins humains versus les besoins de l’entreprise. C’est ce qui permet de s’organiser avec logique. Enfin, l’agilité s’appuie sur une énergie positive qui pousse les personnes à aller de l’avant et à collaborer pour des objectifs communs.

En d’autres termes, les secrets de l’agilité sont : l’esprit d’équipe, la satisfaction des collaborateurs et des clients mais surtout la focalisation sur la valeur métier et les utilisateurs. Tout cela doit se créer dans un environnement favorisant le plaisir au travail, véritable source de performance qui offre de réelles capacités à se renouveler.

Quelle est la méthodologie d’Agilbee pour parvenir à mettre en place l’agilité dans les entreprises ?

Nos clients sont des entreprises de comptabilité, des services RH, des directions de services informatiques dans des grands comptes mais aussi des entreprises de production vidéo, de management de projet dans les musées, etc.

Cela représente plus de 4.000 entreprises dans les pays francophones. Pour commencer nos coachings, notre point de départ repose toujours sur l’humain. Nous cherchons ainsi à nous appuyer sur ce qui fonctionne déjà : les forces de l’équipe. Nous posons des questions du type : «Rappelez-vous un moment dans votre carrière où vous réussissiez. Que voyez-vous ? Quels étaient les éléments qui faisaient qu’il s’agissait d’une réussite ?» Nous récupérons les premières idées qui émanent de ces interrogations, ce qui constitue alors une base structurelle pour construire un cadre de travail.

Le secret d’Agilbee pour atteindre l’agilité c’est la facilitation, le coaching, la formation et l’entraînement afin d’aiguiser les réflexes face à des situations que nous ne connaissons pas encore. Nous organisons ainsi des coachings individuels ou collectifs, des ateliers d’Intelligence Collective ainsi que des parcours pour les coachs. En créant de grands forums ouverts, en vue de travailler périodiquement la culture d’entreprise, l’organisation produit, l’organisation de services et la résilience, l’enjeu est de faire émerger l’organisation gagnante de toute l’équipe et de l’entreprise.

« GRÂCE À DES MÉTHODES PRATIQUES, J’AI GAGNÉ EN TRANQUILLITÉ D’ESPRIT ! »
NATHALIE DAGOREAU, EXPERTE COMPTABLE ET DIRIGEANTE D’AVENIR EXPERTS À MEUDON
« J’ai eu la chance d’être accompagnée par Agilbee pour m’aider à fluidifier la production comptable en période de pic d’activité. Je ne savais pas que les méthodes agiles, que je pensais réserver aux projets informatiques, pouvaient s’appliquer à mon métier, et aux équipes réduites comme celles des TPE. Nous sommes cinq, et pour autant la communication n’est pas toujours aisée tant nous sommes sur-sollicités durant certaines périodes.

En effet, notre métier est sujet à des mises sous pression en raison de délais à respecter. Il y a les déclarations mensuelles, la déclaration de TVA et chaque année la liasse fiscale. Grâce à Agilbee, nous avons adapté une méthode issue de Kanban et Scrum afin de mettre en place un tableau de bord de l’avancée de chacune de nos tâches. Cette méthode pratique et facilement lisible favorise le travail en équipe.

Nous savons tout de suite si un dossier n’avance pas, s’il est bloqué. Et nous pouvons ainsi y remédier ensemble. Ce tableau, nous l’avons même dématérialisé au moment du confinement. Outre le gain de temps, l’amélioration de la communication et de l’entraide au sein de l’équipe, j’ai gagné en tranquillité d’esprit. C’est primordial pour un manager ou un chef d’entreprise. »

Planning Poker® – Mode d’emploi

26 Avr 2020 | 02 - Agilité

Mode d’Emploi du Planning Poker® et Explication

Le Planning Poker® est un jeu de cartes dédié aux professionnels qui souhaitent réaliser une estimation relative de leur plan d’actions. Cette technique facilite le consensus de groupe, y compris avec les débutants, et favorise l’engagement de l’équipe face au travail à réaliser.

Elle permet également d’éviter de découper les éléments à réaliser en éléments trop atomiques comme le nécessite systématiquement la technique d’estimation en temps idéal, dit de jours hommes. Nous vous proposons de découvrir précisément cette technique et ses variantes avec nos posters résumant cette activité qui est devenue depuis 2008 un outil indispensable pour les équipes agiles.

Un peu d’histoire

Le planning poker est une technique d’estimation inventée par James Greening, l’un des 17 signataires du « Manifesto for Agile Software Development ». Il s’agit d’une série de cartes qui suit la suite de Fibonacci : « 0 1 1 2 3 5 8 13 21 34 55 89 ? Café ».

Ce jeu de cartes permet en très peu d’échanges d’établir un consensus de groupe. Sa rapidité fait qu’elle est souvent utilisée par les équipes agiles pour estimer les éléments de leur travail. Mike Cohn y ajoute la notion d’erreur pour rappeler aux ScrumMasters (Facilitateurs de groupe) et aux équipes que l’erreur fait partie intégrante de nos modèles de pensées. Il modifie ainsi la suite de Fibonacci, proposée par James Greening, et la transforme en « 0 1/2 1 2 3 5 8 13 20 40 100 ? Café ».

Télécharger la "BD" mnémotechnique du Mode d'Emploi (.PNG)

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Pourquoi une technique d’estimation relative ?

Il y a une bonne et une mauvaise façons d’utiliser la technique d’estimation en temps idéal. La mauvaise est de considérer que le temps idéal a un lien linéaire avec le temps réel. L’incompréhension de ces deux notions induit fréquemment un état de stress chez les managers. Ils assimilent à tort le ratio entre le temps idéal et le temps réel comme une notion d’efficience ou d’efficacité.

La bonne façon est de passer à une notion de Complexité avec une triangulation, le lien entre Complexité et temps réel disparaît et les variations entre les deux notions ne sont plus perçues comme un bruit cognitif. La seule interrogation, qui subsiste parfois chez les managers après avoir compris le nouveau concept, est de savoir comment retrouver une estimation globale en temps de toute la liste d’éléments.

Objectif

Comme dit ci-dessus, l’objectif du planning poker est double :

Il consiste à estimer un ensemble d’éléments représentant un besoin. Cet ensemble peut former plusieurs centaines d’éléments. (cf. Image n°2)
Il permet de favoriser l’engagement d’une équipe.

Mode d’Emploi

Le mode d’emploi passe dans un jeu de rôle et dans le déroulé. Les Rôles (cf. Image n°3) présents dans un Planning Poker® sont :

1 Facilitateur souvent représenté dans une équipe Agile par le leader responsable de l’organisation d’équipe : le ScrumMaster.
1 Equipe composée par un ensemble de personnes ayant la capacité de transformer le besoin en une solution concrète, reçoit individuellement un jeu de cartes (cf. Image n°4) contenant les 13 cartes suivantes : 0 1/2 1 2 3 5 8 13 20 40 100 ? Pause Café.
Client, représenté dans le Management de Produit par un ProductOwner, le leader responsable de l’ordonnancement de la liste.

Le processus se déroule en 2 étapes essentielles :

A. Le Référentiel
B. La Triangulation

A. Le Référentiel

Cette étape consiste à choisir un référentiel de triangulation. Le but est d’obtenir deux éléments qui permettent de positionner les autres. Cette technique est une technique classique en ingénierie télécom, astrophysique et géographie, par exemple. A partir de deux éléments, nous cherchons sur une échelle à positionner un troisième élément.

Pour se faire :

Le ScrumMaster sélectionne avec l’aide de l’équipe un échantillonnage significatif de la liste d’éléments. Cet échantillonnage représente une dizaine d’éléments. (cf. Image n°6)
Le ScrumMaster demande alors quel est l’élément le moins complexe. Le mot « Complexe » signifie que l’élément nécessite moins de travail que les autres éléments ; il y a moins de risques techniques et est a fortiori plus facile à faire que les autres. (cf. Image n*7)
Par la suite, le ScrumMaster demande à l’équipe de déterminer visuellement celui qui demande le plus de travail, celui qui est le plus flou et à la fois le plus risqué. (cf. Image n°8)
Le ScrumMaster écrit sur l’élément le moins complexe la valeur C 3 (C pour Complexité) et sur le plus complexe la valeur C 13.

AUTRES POSSIBILITÉS

Pour initier le référentiel, il existe plusieurs autres variantes techniques.

Il est possible de choisir d’autres valeurs « 2 et 8 » ou « 2 et 13 ». Il faut cependant garder un peu de marge en dessous et au dessus des 2 éléments du référentiel afin de prévoir qu’une bonne partie de la liste d’éléments se positionne sur les valeurs inférieures et supérieures afin de ne pas passer trop de temps à chercher à les fusionner et à les découper.
Il est aussi possible de venir avec 2 éléments choisis par le ScrumMaster. Et il présente à l’équipe le moins et le plus complexe et leur demande leur confirmation. Le ScrumMaster appose alors 3 et 13 (ou 2 et 8) respectivement sur les 2 cartes.

B. La Triangulation

Le Planning Poker se poursuit avec l’étape de Triangulation.

Le Product Owner présente l’élément fonctionnel à l’équipe. Les membres de l’équipe ne parlent pas. Ils écoutent seulement. (Cf. Image n°10)
Le ScrumMaster compte jusqu’à 3. (Cf. Image n°12)
Le ScrumMaster dit « 1 ». Chaque membre d’équipe sélectionne une carte. Sur la suite de poker entre 0 à 100, combien évaluez-vous l’élément ? (Cf. Image n°13)
Le ScrumMaster dit « 2 ». Il la retourne face chiffrée vers la table.
Lorsque toutes les cartes ont été retournées face vers la table, le ScrumMaster dit « 3 » puis tous les membres de l’équipe retournent leur carte et rendent visible leur choix. (Cf. Image n°14)

Le Résultat de la Triangulation demande au ScrumMaster de faire émerger un protocole de consensus ; chaque litige est alors étudié par l’équipe ou le ScrumMaster pour en proposer une règle simple. Le protocole le plus rapide et performant, alliant une période de silence et de l’action avec un véritable consensus, est le suivant :

Si l’ensemble des cartes varient sur trois chiffres consécutifs de la suite de Fibonacci modifiée, par exemple 5, 8, 8 et 13 correspondant aux cartes de 4 membres d’équipes, l’estimation résultante est 8. De la même façon, 1, 2, 3, 3 donnerait 2. Ce protocole se démontre en Atelier pour convaincre les personnes. Et la conclusion de la démonstration permet de prouver que l’on a souvent de 3 qui se mesure comme étant un 5, et parfois même comme étant un 8. Un ScrumMaster dirait alors : « Un 5 vaut un 3 ; Un 5 vaut parfois aussi un 8 ; dans tous les cas, cela ne change rien au résultat final ». (Pourquoi y-a-il un consensus ? Cf. Autre article)
Si c’est 1, 3, 3, 3, on choisit 2. La valeur que personne n’a trouvé. Mais puisqu’elle se situe sur le segment 1,2 et 3, on prend la valeur du milieu : 2.
Si les chiffres résultants sont consécutifs avec un faible écart comme les 4 choix suivants : 8, 8, 13 et 13, le consensus sera alors 13. Le résultat s’obtient par un raisonnement par l’absurde. Si vous donnez 8, l’équipe pensera (probablement à tord) que le ScrumMaster est entrain de leur mettre la pression. Pour éviter cette croyance, nous prenons la valeur supérieure.
S’il y a un consensus, le protocole repart avec un nouvel élément à l’image n*10 et la description du Product Owner.

AUTRE VARIANTE DE PROTOCOLE

Certaines équipes préfèrent discuter les extrémités des variations comme 5, 8 et 13 lorsqu’il y a 3 chiffres consécutifs. Pourquoi pas ! Même si cela est inutile. Si les équipes manquent de maturité, le ScrumMaster peut accepter ce protocole. Cela ira moins vite et il y aura beaucoup plus de discussion mais le Planning Poker marche aussi comme cela. L’engagement sera ainsi respecté.

Cependant, si l’on observe (cf. Image n°17, 18) des écarts plus importants, comme 2, 3, 8 et 13, on estime qu’il n’y a pas de consensus et que les extrémités doivent s’exprimer. A tour de rôle, le ScrumMaster leur donne la parole pour expliquer leur choix ; puis le Product Owner (cf. Image n°19) redonne du détail sur l’élément à évaluer avec ce qu’il vient de comprendre de leur niveau de compréhension du besoin.
Puis un Second Vote est lancé. (cf. Image n°20)
S’il y a un consensus, le ScrumMaster écrit sur l’élément la Valeur consensuelle et le protocole repart avec un nouvel élément à l’image n°10.
S’il n’y a pas de consensus, le ScrumMaster replace l’élément sous le paquet d’éléments qu’il a entre les mains ;
Puis l’élément sera réévalué une dernière fois lorsque tous les éléments du dessus auront été évalués en suivant le protocole précédent.
Si l’élément sort de ces 3 évaluations avec un écart, il sera apposé sur la carte un « ? ».
Puis une étape d’exploration, appelé Spike, sera proposée.

En conclusion, le planning poker est l’une de nos techniques d’estimation avancée. Elle est simple à utiliser et efficace. Le temps passé à faire une estimation avec le Planning Poker peut faire gagner du temps dans les estimations. Autrefois, nous estimions des produits en temps idéal et seuls les experts du groupe parlaient. On ne pouvait pas réellement parler de consensus et lorsque ces experts partaient du groupe, l’équipe ne voulait plus s’engager sur une valeur qui leur semblait maintenant devenue « fausse ». Nous remarquons aussi que les débutants et les stagiaires sont aussi capables d’estimer une liste d’éléments ce qui n’était pas le cas avec la notion de temps idéal.

Agile BeeTimer App

26 Avr 2020 | 10 - Agile Dojo®, 09 - Evènements

Présentation de Agile BeeTimer App

Agile BeeTimer est un outil pour réaliser un compte à rebours avec des séquences de temps variables et visuelles. Créé en 2014, la valeur ajoutée de Agile BeeTimer est d’apporter un mode récurrent que l’on ne trouve que rarement sur des chronomètres/comptes à rebours.

C’est donc un outil indispensable pour des équipes ou des personnes souhaitant rythmer leur travail et leurs tâches dans la journée.

Utiliser Agile BeeTimer® pour vos sessions d’Entraînement qui comportent des séquences différentes de temps et avec un besoin de relancer la même action de manière répétitive. BeeTimer relance automatiquement des séquences programmées sans aucune autre intervention manuelle.

Chez AgilBee, nous l’utilisons pour :

Nos Entraînements, appelés AgileDojo®, pour rythmer les différentes phases,
Nos Ateliers de Facilitation, tels que les OpenSpaces, pour dynamiser les activités,
Nos Formations afin de cadencer nos exercices,
Et nos Projets pour travailler en équipe en Mob Programming et pour construire un rythme durable en activant le mode de focalisation appelé Pomodoro.

Téléchargement

A partir de l’AppStore d’Apple, pour iOS, cliquer sur l’un des logos suivants :

AgilBee Agile BeeTimer® App - compte à rebours récursif (Gratuit)

Agile BeeTimer (Edition limitée gratuite)

AgilBee Agile BeeTimer® App - compte à rebours récursif

Agile BeeTimer Pro (payant)

Pour un usage quotidien et pratique, nous avons doté l’outil de mémoires permettant de garder différentes séquences de temps.

Pourquoi un n-ième chronomètre sur le marché ?

L’application BeeTimer a été créé en 2014 et a été le développement lié à un manque sur le marché d’un timer capable de gérer des boucles infinies. De cette frustration est né un timer Coloré avec un séquencement de signaux sonores. Il rythme ainsi plusieurs activités et un affichage visuel permet de se souvenir de la séquence. L’ergonomie a donc été le point de focalisation pour faciliter la gestion des cycles d’entraînement.

Si à l’origine, cette application était dédiée à un usage interne à la société AgilBee, nous avons souhaité le proposer au plus grand nombre pour vos entraînements et formations. Nous souhaitons profiter des feedbacks utilisateurs pour l’améliorer fonctionnellement et voir si cela aura un intérêt pour une communauté de personnes plus étendues. Tous les feedbacks sont donc les bienvenus.

Pourquoi avoir réalisé une version payante ?

Une version payante a été mise au point à faible coût pour amortir les frais de développement. AgilBee considère que si vous aimez la version gratuite ; la version payante sera l’illustration d’un remerciement de votre part pour le service rendu.

Différences entre la solution limitée et la version Pro

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